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Allegati e documenti (carta d'identità, contratti)

Uso quotidiano

Sulla scheda del Contatto trovi la sezione Allegati: è il fascicolo digitale del cliente.

Caricare un allegato​

  1. Vai alla sezione Allegati del contatto.

  2. Clicca ➕ Aggiungi allegato (o trascina il file nella zona grigia).

  3. Scegli il Tipo documento (Carta d'identità, Codice fiscale, Contratto, Altro…). Se il tipo che ti serve non c'è, chiedi all'admin di aggiungerlo in Configurazione → Tipi documento.

  4. Aggiungi eventualmente una data di scadenza (utile per carta d'identità): HeroBot può ricordartelo con un'automazione.

  5. Salva.

Tipi di file accettati​

Tutti i comuni: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX. L'upload massimo dipende dall'impostazione agenzia (tipicamente 20 MB per file).

Doc. identità dedicati​

Per carte d'identità, patenti, permessi di soggiorno c'è un menu dedicato CONFIGURAZIONE → Doc. Identità (o azione specifica sulla scheda contatto): lì il documento viene trattato come "documento di riconoscimento" con campi aggiuntivi (numero, scadenza, ente emittente), utile per l'antiriciclaggio.

Cambiare l'agente principale​

Nella sezione Agenti, clicca la stellina accanto al nome di un altro agente: lui diventa il principale, tu resti come secondo.

Perché è importante l'agente principale? Perché:

  • Alcune automazioni usano "agente principale" come mittente dei messaggi.

  • Nei report commerciali l'attribuzione del contatto va all'agente principale.

  • Per il calcolo provvigioni in trattativa conta l'agente principale di default.

Se un contatto non ti è assegnato​

Se cerchi un contatto e non lo trovi in elenco, non è necessariamente "cancellato": più probabilmente è di un collega e non ti è condiviso. Opzioni:

  • Chiedi al collega (o all'admin) di aggiungerti come secondo agente.

  • Usa la ricerca globale in alto (se hai i permessi, ti fa vedere anche contatti di altri agenti ai soli fini ricerca).

Attenzione alla proprietà dei dati

cambiare agente principale a un contatto è un'operazione "fredda" — si fa tipicamente quando un collega lascia l'agenzia o si riorganizzano i portafogli clienti. Non farlo senza avviso.