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Integrità anagrafica

Avanzato

Un'anagrafica "sporca" (duplicati) rovina le automazioni, sfalsa le statistiche e fa una pessima figura col cliente. Dedica tempo alla manutenzione.

Prevenire i duplicati​

Meglio prevenire che curare. Attiva nelle Impostazioni → Parametri di sistema → Impostazioni duplicazione:

  • Contatti: quando crei o modifichi un contatto con email/telefono già presente, HeroBot ti avvisa.

  • Lead: quando crei o modifichi un lead con email/telefono già presente, HeroBot ti avvisa.

Pulizia periodica (checklist trimestrale)​

Ogni 3 mesi, l'admin dovrebbe:

  1. Contatti senza telefono né email — spesso sono "ombra", eliminabili o archiviabili.

  2. Contatti senza agente principale assegnato — riassegnali o cancellali.

  3. Contatti con email "noreply@", "info@" generiche — pulizia.

  4. Contatti in blacklist da oltre X mesi senza interazioni — archivia (non eliminare, per tracciabilità).

  5. Lead vecchi non convertiti — se un lead è lì da oltre 90 giorni senza essere stato toccato, probabilmente era falso/spam: spostalo a stato Scartato.

Export di integrità​

Per audit periodici, esporta in Excel l'anagrafica completa e verifica a mente fredda:

  • Campi anagrafici mancanti.

  • Date di nascita improbabili (es. 1905).

  • Patrimonio informativo "a macchia di leopardo" (certi agenti compilano tutto, altri niente).

Responsabilità​

Nomina un responsabile dati (di solito un utente Amministratore o uno di back-office fidato) che abbia l'onere della pulizia e il potere di unire duplicati. Senza responsabile, la qualità si degrada con il tempo.