Importare gli eventi

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Gli eventi sono gli appuntamenti dell'agenda: visite, colloqui, valutazioni, rogiti. Se arrivi da un altro gestionale, importarli ti fa ritrovare il calendario già pieno di quello che avevi, invece di ripartire da un'agenda vuota.

È l'ultimo file da caricare, dopo contatti, richieste, annunci e notizie: ogni evento si aggancia a tutto il resto, quindi il resto deve essere già dentro.

Da dove si parte

Menu CALENDARIO → Eventi, poi il pulsante Importa eventi in alto nella lista.

Com'è fatto il file

Un file XLSX con una riga per evento e la prima riga con i nomi delle colonne. Le colonne obbligatorie sono Reference, Title, StartDate, EventType e almeno una fra AgentEmail01 … AgentEmail05. Le regole generali sono in Come funziona un'importazione.

Nella finestra di import, oltre ai due interruttori soliti, trovi Crea tipi evento mancanti: serve a far creare in automatico le tipologie di evento che nel file ci sono ma in HeroBot no.

Le colonne

Colonna	Cosa contiene
Reference	Obbligatoria. Riferimento dell'evento: è l'identificativo univoco con cui HeroBot riconosce la riga.
Title	Obbligatoria. Titolo dell'evento.
StartDate	Obbligatoria. Data e ora di inizio. Vanno bene le celle formattate come data, il numero-data che Excel mette quando la cella non è formattata, il testo all'italiana 31/12/2026 14:30 e il formato internazionale 2026-12-31T14:30:00. Se il valore non è una data valida la riga non viene importata.
EndDate	Data e ora di fine. Stessi formati di StartDate. Se la lasci vuota (o è illeggibile) l'evento dura 30 minuti dall'orario di inizio.
AllDay	1 se l'evento occupa l'intera giornata.
EventType	Obbligatoria. Tipologia dell'evento (visita, colloquio, valutazione…), scritta con la sua descrizione. Maiuscole e minuscole non fanno differenza. Deve già esistere in agenzia, oppure devi attivare Crea tipi evento mancanti. Se la tipologia non si riesce a determinare, l'evento non viene importato. Le descrizioni più lunghe di 50 caratteri vengono accorciate a 50 quando la tipologia viene creata.
EventStatus	Stato dell'evento: Provvisorio, Confermato o Annullato (maiuscole e minuscole non fanno differenza). Se la lasci vuota l'evento nasce senza stato, come un evento appena creato. Un valore diverso da questi viene segnalato nel report e l'evento entra comunque senza stato.
Location	Luogo dell'evento. Se la lasci vuota l'evento risulta In sede; se la compili, l'evento risulta in Altro luogo con il testo che hai scritto.
Notes	Note dell'evento.
Private	1 se l'evento è privato.
AgentEmail01 … 05	Ne serve almeno una. Fino a 5 email degli agenti dell'evento. Ogni email deve corrispondere a un agente presente in anagrafica e abilitato a entrare nel programma. Il nome della colonna ha sempre due cifre: AgentEmail01, non AgentEmail1.
ContactExtId	Codice numerico del cliente nel programma di provenienza: collega l'evento al contatto che ha lo stesso codice nella colonna ExtId del file dei contatti.
ContactEmail	Email del cliente da collegare all'evento. Una sola. Viene usata se ContactExtId non è indicato o non ha dato risultato.
ContactPhone	Telefono del cliente da collegare all'evento. Uno solo. Viene usato se né ContactExtId né ContactEmail hanno dato risultato.
AnnouncementReference	Riferimento dell'immobile da collegare all'evento: è lo stesso Reference che hai usato nel file degli annunci.
NewsReference	Riferimento della notizia da collegare all'evento: è lo stesso Reference che hai usato nel file delle notizie.

In quale agenda finisce l'evento

L'evento viene messo nell'agenda dell'agente indicato per primo, seguendo l'ordine delle colonne AgentEmail01, AgentEmail02 e così via: il primo che HeroBot riconosce decide l'agenda. Tutti gli altri agenti riconosciuti diventano partecipanti dell'evento.

Attenzione

Se nessuna delle email indicate corrisponde a un agente, l'evento non viene importato: senza un agente non c'è un'agenda su cui scriverlo. Lo stesso vale se il primo agente riconosciuto non ha un'agenda predefinita.

È di gran lunga la causa più comune di importazioni che finiscono con centinaia di righe ignorate. Prima di lanciare il file completo, controlla che le email degli agenti nel file siano esattamente quelle con cui i tuoi collaboratori entrano in HeroBot.

Quanto alle agende: si creano da sole. Basta che una persona qualsiasi dell'agenzia apra la pagina Agenda una volta prima dell'import, e HeroBot crea l'agenda predefinita a tutti gli utenti che ancora non ce l'hanno.

Se solo alcune delle email vengono riconosciute, l'evento viene importato lo stesso con gli agenti trovati, e nel report compare l'elenco di quelli che mancano.

La tipologia evento è obbligatoria

Ogni evento deve avere una tipologia: un evento senza tipologia in agenda è inutilizzabile, quindi HeroBot preferisce non importarlo piuttosto che lasciartelo da correggere a mano.

La riga non viene importata in tre casi: la colonna EventType è vuota; la tipologia non esiste in agenzia e Crea tipi evento mancanti è spento; la creazione della tipologia non è riuscita. Il report ti dice sempre quale dei tre casi è capitato.

Consiglio

Prima dell'import apri l'elenco delle tue tipologie e confronta i nomi con quelli che hai nel file. Se corrispondono già, puoi lasciare l'interruttore spento e tenere la configurazione pulita. Vedi Personalizzare tipologie e colori degli eventi.

Come vengono riconosciuti gli eventi già presenti

Il riconoscimento avviene solo sul Reference: è l'unico identificativo usato. Se esiste già un evento con quel riferimento, con Aggiorna dati esistenti attivo viene aggiornato, altrimenti resta com'è e viene contato fra le righe ignorate. Se il riferimento è nuovo, l'evento viene creato.

Anche in aggiornamento, agenda e tipologia vengono riportate a quelle indicate nella riga del file.

Il collegamento al cliente: usa ContactExtId

Vale lo stesso ragionamento delle richieste.

• Se compili ContactExtId, HeroBot cerca il contatto che ha lo stesso codice nella colonna ExtId del file dei contatti. È il modo sicuro di collegare l'appuntamento alla persona giusta.

• Se nessun contatto ha quel codice — o se lo stesso codice si trova su più contatti — nel report compare un avviso e il collegamento viene tentato prima con ContactEmail e poi con ContactPhone.

• Il ripiego su email e telefono è comodo ma meno preciso: due persone che condividono lo stesso numero (marito e moglie, il centralino di un'azienda) portano l'appuntamento sul primo contatto trovato, che non è detto sia quello giusto.

Casi particolari

• Riga senza riferimento, senza titolo o senza data di inizio — non viene importata, e nel report trovi scritto quale dei tre dati manca. A differenza degli altri import, qui le righe scartate spiegano sempre il motivo.

• Data di inizio illeggibile — vale come data mancante: la riga non viene importata.

• Righe vuote in fondo al foglio — vengono ignorate senza finire nel report. Non ti risultano fra le righe scartate.

• Riferimenti che non corrispondono a niente — un codice cliente, un riferimento immobile (AnnouncementReference) o un riferimento notizia (NewsReference) che non trovano nulla non bloccano l'import: l'evento viene creato lo stesso, senza quel collegamento, e nel report compare un avviso.

• In aggiornamento i collegamenti si sommano — rilanciando l'import su eventi già presenti, i collegamenti indicati nel file vengono aggiunti e quelli che c'erano già restano. L'import non toglie mai agenti, clienti, immobili o notizie collegati in precedenza.

note

Gli eventi importati non vengono sincronizzati con Google Calendar e non fanno partire nessuna notifica ai partecipanti. È voluto: un'importazione massiva altrimenti riempirebbe di email e di inviti calendario tutta l'agenzia, per appuntamenti che magari sono già passati. Gli eventi che crei a mano dopo l'import si comportano come sempre — vedi Sincronizzare l'agenda con Google Calendar.

Per capire come si lavora con gli eventi una volta importati, vedi il capitolo Agenda e appuntamenti.