Importare i contatti

Avanzato

Stai migrando da un altro gestionale o hai un Excel con 500 contatti da inserire? L'import dei contatti ti risparmia giorni di lavoro. È anche il primo file da caricare: richieste e annunci si agganciano ai contatti, quindi devono trovarli già in archivio.

Da dove si parte

Menu ANAGRAFICHE → Contatti, poi il pulsante Importa contatti in alto nella lista.

Com'è fatto il file

Un file XLSX con una riga per contatto e la prima riga con i nomi delle colonne. Nessuna colonna è obbligatoria: metti solo quelle che ti servono. Le regole generali (nomi delle colonne, opzioni di aggiornamento, report di esito) sono in Come funziona un'importazione.

In pratica un file minimo utile contiene:

ExtId, FirstName, LastName, Description, Phone1, Email

Le colonne

Colonna	Cosa contiene
ExtId	Codice numerico del contatto nel programma di provenienza. Se indicato è il primo criterio con cui HeroBot riconosce un contatto già presente ed evita i doppioni. Lo stesso codice si usa nella colonna ContactExtId del file delle richieste, per collegare ogni richiesta al contatto giusto.
FirstName	Nome.
LastName	Cognome.
Description	Nome completo. Se lo lasci vuoto viene composto da FirstName + LastName.
Company	Dice se il contatto è un'azienda. Diventa azienda solo se la colonna contiene esattamente AZIENDA (maiuscole e minuscole non fanno differenza), oppure se la colonna è vuota e sono vuoti anche nome e cognome. In tutti gli altri casi la colonna non viene valorizzata e, in aggiornamento, quello che hai in scheda resta com'è.
Title	Titolo (sig., sig.ra, …).
Profession	Professione.
ContactType	Descrizione del tipo di contatto: puoi scrivere una qualsiasi delle tipologie previste nella tua agenzia (Cliente, Proprietario, …), maiuscole e minuscole non fanno differenza. Se la descrizione non viene riconosciuta si usa Non definito, in mancanza Cliente, in mancanza la prima tipologia disponibile. Il tipo viene applicato solo alla creazione: su un contatto già presente non viene mai aggiornato.
BirthDate	Data di nascita.
Address	Via / piazza.
AddressNumber	Numero civico.
PostalCode	CAP.
City	Comune.
OtherCity	Località.
Province	Provincia.
Country	Stato.
FullAddress	Indirizzo completo (via, civico, …).
Phone1	Telefono. Spazi e separatori (/, -, .) vengono tolti in automatico.
Phone2	Secondo telefono, con la stessa pulizia di Phone1.
Email	Email.
Email2	Seconda email.
Pec	PEC.
Site	Sito web.
FiscalCode	Codice fiscale.
VAT	Partita IVA.
Iban	IBAN.
Sdi	Codice destinatario SDI per la fatturazione elettronica.
Notes	Note.
Memo	Memo.
Label	Etichetta da attaccare al contatto.
ContactAgentEMail	Email dell'agente da associare al contatto.

Come vengono riconosciuti i contatti già presenti

Quando attivi Aggiorna dati esistenti, per ogni riga HeroBot cerca un contatto corrispondente in quest'ordine:

1. ExtId — il codice del programma di provenienza. Se lo trova in archivio, la ricerca finisce qui.

2. Email (Email).

3. Telefono (Phone1).

4. Stessa denominazione (Description) con stessa email e stesso telefono.

Vale il primo criterio che dà un risultato: se ExtId trova il contatto, email e telefono non vengono nemmeno controllati. Se nessun criterio trova niente, la riga crea un contatto nuovo.

È per questo che vale la pena portarsi dietro ExtId dal vecchio gestionale: è l'unico criterio che non si confonde. Email e telefono sono spesso condivisi (marito e moglie, il centralino di un'azienda) e anche il nome completo può ripetersi: senza il codice rischi di aggiornare la scheda sbagliata o di creare un doppione.

Consiglio

Se il vecchio gestionale esporta un codice cliente, mettilo in ExtId anche se ora non ti sembra utile: te lo ritrovi pronto quando importerai le richieste, dove diventa il collegamento fra richiesta e cliente.

Se una colonna non c'è nel file, il valore che hai in HeroBot resta com'è: un file senza ExtId non cancella i codici già registrati.

Casi particolari

• Riga senza nome — se Description, FirstName e LastName sono vuoti tutti e tre, la riga viene scartata e nel report compare un avviso.

• Solo la denominazione — se compili solo Description lasciando vuoti nome e cognome, il contatto viene creato con quella denominazione e classificato come azienda.

• Telefoni scritti male — spazi, barre, trattini e punti vengono tolti da soli, quindi non devi ripulire il file a mano.

• Etichetta che non esiste — l'etichetta indicata in Label viene attaccata al contatto solo se è già presente in agenzia: l'import non crea etichette nuove, quelle sconosciute vengono ignorate senza avviso. Ricorda che le etichette possono far partire automazioni: vedi l'avvertenza sull'ondata di messaggi in Come funziona un'importazione.

• Agente non trovato — se l'email in ContactAgentEMail non corrisponde a nessun agente della tua agenzia, il contatto viene comunque creato ma resta senza agente assegnato, senza avviso nel report.

E poi?

Quando i contatti sono dentro, puoi proseguire con:

• Importare le richieste

• Importare gli annunci

• Importare le notizie

• Importare gli eventi