Importare le richieste

Avanzato

Le richieste sono quello che cercano i tuoi clienti acquirenti. Importarle ha senso quando arrivi da un altro gestionale e vuoi portarti dietro anche la domanda, non solo l'anagrafica: appena dentro, HeroBot inizia a calcolare gli incroci con i tuoi annunci.

Attenzione

Importa le richieste dopo i contatti. Ogni richiesta si aggancia a un contatto che deve essere già presente in archivio: se il contatto non c'è, la richiesta viene creata ma resta senza cliente collegato.

Da dove si parte

Menu ATTIVITÀ → Richieste, poi il pulsante Importa richieste in alto nella lista.

Com'è fatto il file

Un file XLSX con una riga per richiesta e la prima riga con i nomi delle colonne. Le colonne obbligatorie sono Reference e Title. Le regole generali sono in Come funziona un'importazione.

Diverse informazioni si ripetono più volte con un numero progressivo: per esempio CityName01, CityName02, … fino a CityName15 per indicare più comuni sulla stessa richiesta. Usa solo i numeri che ti servono, partendo da 01.

Le colonne

Colonna	Cosa contiene
Reference	Obbligatoria. Riferimento della richiesta: è l'identificativo univoco con cui HeroBot riconosce la riga.
Title	Obbligatoria. Descrizione della richiesta.
RequestType	Tipo di richiesta: ACQUISTO, LOCAZIONE, INVESTIMENTO, PERMUTA, CASA VACANZE. Maiuscole e minuscole non fanno differenza. Se vuoto diventa ACQUISTO.
Reason	Ragioni della richiesta.
Label	Etichetta da attaccare alla richiesta.
PublicNotes	Note pubbliche.
CategoryDescription01 … 10	Fino a 10 categorie di immobile cercate (appartamento, villa, …). Se una categoria non esiste ancora, viene creata.
AgentEMail01 … 05	Fino a 5 email degli agenti da associare alla richiesta.
ContactExtId	Codice del cliente nel programma di provenienza: collega la richiesta al contatto che ha lo stesso codice nella colonna ExtId del file dei contatti.
ContactPhone01 … 03	Fino a 3 numeri di telefono dei clienti della richiesta. Se esiste un contatto con quel numero viene collegato.
ContactEmail01 … 03	Fino a 3 email dei clienti della richiesta. Se esiste un contatto con quell'email viene collegato.
PriceFrom / PriceTo	Budget da / a.
SizeFrom / SizeTo	Metri quadri da / a.
RoomsFrom / RoomsTo	Locali da / a.
BedroomsFrom / BedroomsTo	Camere da letto da / a.
BathroomsFrom / BathroomsTo	Bagni da / a.
FloorNumberFrom / FloorNumberTo	Piano da / a.
UnitsFrom / UnitsTo	Numero di unità immobiliari da / a.
BuildingYearFrom / BuildingYearTo	Anno di costruzione da / a.
Elevator	1 se il cliente vuole l'ascensore.
Box	1 se il cliente vuole il box.
Garden	1 se il cliente vuole il giardino.
ProvinceName01 … 03	Fino a 3 province. Vengono considerate solo se non hai indicato nessun comune.
CityName01 … 15	Fino a 15 comuni di interesse.
Latitude	Latitudine. Serve solo a individuare le zone della tua agenzia che contengono quel punto, e solo quando non hai indicato né comuni né province. Valori ammessi da -180 a 180.
Longitude	Longitudine. Vedi Latitude.
ExtendedField01 … 50	Codice del campo personalizzato da valorizzare (fino a 50).
ExtendedFieldValue01 … 50	Valore del campo personalizzato corrispondente (fino a 50).

Come vengono riconosciute le richieste già presenti

Il riconoscimento avviene solo sul Reference: è l'unico identificativo usato. Se in archivio esiste già una richiesta con quel riferimento, con Aggiorna dati esistenti attivo viene aggiornata, altrimenti resta com'è e viene contata fra le righe ignorate. Se il riferimento è nuovo, la richiesta viene creata.

Il collegamento al cliente: usa ContactExtId

Questo è il punto più delicato dell'import delle richieste.

• Se compili ContactExtId, HeroBot cerca il contatto che ha lo stesso codice nella colonna ExtId del file dei contatti. È il modo sicuro di collegare la richiesta alla persona giusta.

• Quando il codice viene trovato, telefono ed email di quella riga non vengono nemmeno guardati. Questo risolve il caso classico: più persone che condividono lo stesso numero di telefono (marito e moglie, genitore e figlio, il centralino di un'azienda). Con il solo telefono la richiesta finirebbe sul primo contatto trovato, che non è detto sia quello giusto.

• Se nessun contatto ha quel codice, nel report di esito compare un avviso e il collegamento viene comunque tentato con telefono ed email (ContactPhone01 … e ContactEmail01 …).

Consiglio

Esporta dal vecchio gestionale il codice cliente una volta sola e usalo in entrambi i file: in ExtId sul file dei contatti e in ContactExtId sul file delle richieste. È la differenza fra una migrazione pulita e un pomeriggio passato a ricollegare le richieste a mano.

Casi particolari

• Riga senza riferimento o senza titolo — viene scartata, e nel report non compare nessun avviso. Se i conteggi finali non tornano, il primo posto dove guardare è questo.

• Tipo non riconosciuto — se in RequestType scrivi un valore diverso da quelli ammessi, la richiesta viene importata come LOCAZIONE e nel report compare un avviso. Controllalo sempre: è facile ritrovarsi richieste di acquisto classificate come affitto.

• Come viene decisa la zona — vale quest'ordine: se hai indicato dei comuni si usano i comuni; altrimenti, se hai indicato delle province, si usano le province; altrimenti, se ci sono, si usano le coordinate. Quello che non serve viene ignorato: se compili sia comuni sia province, le province non vengono guardate.

• Comuni e province sconosciuti — un comune o una provincia che non esistono in anagrafica vengono saltati, senza avviso.

• Coordinate fuori scala — latitudine e longitudine vengono considerate solo se comprese fra -180 e 180.

• Categorie nuove — le categorie indicate in CategoryDescription01 … che non esistono ancora vengono create. Attenzione ai refusi: "Apparamento" diventa una categoria nuova a tutti gli effetti.

• Etichetta che non esiste — non viene creata: viene semplicemente ignorata, senza avviso.

• Agente non trovato — l'agente che non si trova in anagrafica non viene collegato e nel report compare un avviso.

• Campi personalizzati sconosciuti — un codice indicato in ExtendedField01 … che non esiste in agenzia genera un avviso e il valore non viene importato. Per le richieste non è previsto crearli in automatico: devi configurarli prima.

Attenzione

A ogni importazione tutti i pesi dei criteri di ricerca vengono riportati a 3 stelle: categoria, prezzo, superficie, stanze, camere, bagni, posizione, riscaldamento, stato, piano, unità immobiliari, anno di costruzione, ascensore, box, giardino. Se su una richiesta avevi regolato le stelline a mano, un import successivo le azzera. Tienine conto prima di rilanciare l'import su richieste già lavorate.

Per capire come HeroBot usa le richieste una volta importate — e cosa sono le stelline — vedi Richieste — cosa cerca il cliente e Incroci.