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Come funziona un'importazione

Avanzato

Contatti, richieste, annunci, notizie ed eventi hanno file diversi, ma il meccanismo è sempre lo stesso. Quello che leggi qui vale per tutti e cinque.

Com'è fatto il file​

  • Formato XLSX (il formato normale di Excel).

  • Una riga per elemento: una riga per contatto, una riga per annuncio e così via.

  • La prima riga contiene i nomi delle colonne. Non è una riga di dati: è l'intestazione che dice a HeroBot cosa c'è in ogni colonna.

  • L'ordine delle colonne non conta. Puoi metterle come preferisci.

  • Le colonne facoltative si possono omettere. Non serve avere tutte le colonne dell'elenco: metti solo quelle che ti servono davvero. Le colonne obbligatorie sono indicate nelle pagine di dettaglio.

  • Maiuscole e minuscole nei nomi delle colonne non fanno differenza: Email, EMAIL ed email vanno bene uguale. Il nome però deve essere identico a quello previsto: niente spazi in più prima o dopo, niente accenti aggiunti, niente varianti inventate. Una colonna scritta E-mail o Email (con lo spazio finale) non viene riconosciuta e i suoi dati vengono ignorati in silenzio.

Consiglio

Il modo più sicuro di preparare il file è copiare e incollare i nomi delle colonne dalle tabelle di questo manuale, invece di riscriverli a mano.

Le due opzioni dell'import​

Quando apri la finestra Importa trovi due interruttori:

  • Aggiorna dati esistenti — se attivo, quando HeroBot riconosce che una riga corrisponde a qualcosa che hai già in archivio, non la scarta: la aggiorna con i valori del file. Se è spento, gli elementi già presenti vengono lasciati come sono e nel riepilogo finale risultano fra le righe ignorate.

  • Aggiorna anche campi vuoti — compare solo dopo aver attivato il primo. Se attivo, le colonne lasciate vuote nel file azzerano il valore corrispondente in HeroBot. In pratica: se nel file manca il telefono, il telefono che avevi in scheda viene cancellato.

Due import hanno un terzo interruttore, diverso a seconda di cosa stai caricando:

Attenzione

Aggiorna anche campi vuoti è sconsigliato. Serve solo nei casi in cui il tuo Excel è davvero la fonte completa e definitiva dei dati. Nella stragrande maggioranza dei casi lasciarlo spento è la scelta giusta: così il file aggiunge informazioni senza distruggere quelle che hai già.

Come si esegue​

  1. Apri la lista dell'elemento che vuoi importare (contatti, richieste, annunci, notizie o eventi).

  2. Clicca il pulsante Importa … in alto.

  3. Scegli il file XLSX con Sfoglia.

  4. Decidi se attivare Aggiorna dati esistenti (e, solo se serve davvero, Aggiorna anche campi vuoti).

  5. Clicca Esegui import e aspetta: su file grandi ci vuole qualche minuto.

Il report di esito​

A elaborazione finita, in fondo alla pagina compare il riepilogo dell'import con il numero di righe create, aggiornate e ignorate, e accanto il pulsante Scarica report.

Il report è un file di testo che elenca errori e avvisi riga per riga: ti dice quale riga non è passata e perché, quale valore non è stato riconosciuto, quale collegamento non è stato trovato. È il documento più utile di tutta l'operazione.

Consiglio

Scarica sempre il report e leggilo, anche quando sembra andato tutto bene: gli avvisi non bloccano l'importazione, quindi righe importate solo a metà passano inosservate se non le controlli.

Prova sempre su 10 righe​

Prima di lanciare un file da 5.000 righe, fai una copia del file e tieni solo le prime 10 righe. Importa quella. Poi apri due o tre schede in HeroBot e controlla che i dati siano finiti nei campi giusti.

Se qualcosa non torna, correggi il file e riprova: hai sporcato solo 10 schede invece di cinquemila. Quando la prova è pulita, lancia il file completo.

Import e automazioni: occhio all'ondata​

Attenzione

Se hai automazioni di invio attive (messaggi WhatsApp o email di benvenuto, primo contatto, richiami…), importare centinaia di contatti in una volta può far partire centinaia di messaggi nello stesso momento. Oltre a fare una pessima impressione sui clienti, un'ondata di messaggi WhatsApp ravvicinati può causare il blocco temporaneo del tuo numero. Prima di un import massivo, sospendi le automazioni di invio e riattivale quando hai finito.

Il ragionamento sulle automazioni è spiegato per esteso in Come ragiona un'automazione.