Come ragiona un'automazione
Ogni automazione è fatta di 3 pezzi:
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Origine — il "grilletto", l'evento che fa partire l'automazione. Esempi: evento in agenda, annuncio, contatto, etichetta attaccata, cambio stato.
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Quando — il momento in cui l'azione deve partire rispetto all'origine: subito, il giorno stesso, 1 giorno prima, n giorni lavorativi dopo, ogni mese…
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Azione — cosa deve fare HeroBot: inviare WhatsApp, inviare email, creare evento in agenda, attaccare etichetta, cambiare stato…
Prima di attivarla: prova, poi accendi
Conviene creare ogni nuova automazione lasciandola inizialmente non attiva: così puoi controllare con calma origine, occorrenza, azione e testo del messaggio, e attivarla solo dopo la verifica. Oltre ai tre pezzi (Origine, Quando, Azione) tieni presente anche il destinatario: contatto, agente principale, agente specifico, un numero preciso o una lista di distribuzione.
Tempi e limiti da conoscere
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Le automazioni nuove o appena modificate possono richiedere fino a circa 15 minuti prima di diventare operative.
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Le automazioni non agiscono a ritroso sui casi già esistenti: valgono soprattutto in avanti, da quando sono attive (salvo impostazioni specifiche).
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Evita di attivare di colpo un invio automatico massivo (es. primo contatto a tutti i privati) quando stai per importare o ricevere molti lead nello stesso giorno: troppi messaggi WhatsApp ravvicinati possono causare il blocco temporaneo del numero. Attiva gradualmente.
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Quando un follow-up non serve più, togli l'etichetta che lo fa partire.
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Per i privati di cui non conosci il nome, evita le variabili ##nome##/##cognome## nei messaggi (spesso il dato non c'è): inserisci invece sempre il riferimento o il link dell'annuncio, così si capisce subito a quale immobile si riferisce.