Come ragiona un'automazione

Per iniziare

Ogni automazione è fatta di 3 pezzi:

• Origine — il "grilletto", l'evento che fa partire l'automazione. Esempi: evento in agenda, annuncio, contatto, etichetta attaccata, cambio stato.

• Quando — il momento in cui le azioni devono partire rispetto all'origine: subito, il giorno stesso, 1 giorno prima, n giorni lavorativi dopo, ogni mese…

• Azioni — cosa deve fare HeroBot. All'inizio ne indichi una (inviare WhatsApp, inviare email, creare un task o un evento, attaccare un'etichetta…). Dopo il salvataggio, dal dettaglio, puoi aggiungerne altre: partono tutte in sequenza sullo stesso grilletto.

Prima di attivarla: prova, poi accendi

Conviene creare ogni nuova automazione lasciandola inizialmente non attiva: così puoi controllare con calma origine, occorrenza, azioni e testo dei messaggi, e attivarla solo dopo la verifica. Nel dettaglio trovi il pulsante Simula. Tieni presente anche il destinatario di ciascuna azione: contatto, agente principale, agente specifico, un numero preciso o una lista di distribuzione.

Tempi e limiti da conoscere

• Le automazioni nuove o appena modificate possono richiedere fino a circa 15 minuti prima di diventare operative.

• Le automazioni non agiscono a ritroso sui casi già esistenti: valgono soprattutto in avanti, da quando sono attive (salvo impostazioni specifiche).

• Evita di attivare di colpo un invio automatico massivo (es. primo contatto a tutti i privati) quando stai per importare o ricevere molti lead nello stesso giorno: troppi messaggi WhatsApp ravvicinati possono causare il blocco temporaneo del numero. Attiva gradualmente.

• Quando un follow-up non serve più, togli l'etichetta che lo fa partire.

• Per i privati di cui non conosci il nome, evita le variabili ##nome##/##cognome## nei messaggi (spesso il dato non c'è): inserisci invece sempre il riferimento o il link dell'annuncio, così si capisce subito a quale immobile si riferisce.