Inviare le email dall'account Google dell'agenzia

Per iniziare

Per impostazione predefinita, le email che Herobot manda ai tuoi clienti partono da un indirizzo generico del gestionale. Puoi far partire quelle stesse email dall'account Google della tua agenzia (Gmail o Google Workspace): il cliente le vede arrivare dal tuo indirizzo vero, e se risponde la risposta arriva a te, non a un indirizzo anonimo.

Prerequisiti

• Un account Google (Gmail o Google Workspace) da collegare per l'invio. Può essere lo stesso indirizzo che usi già per leggere i lead in arrivo dai portali, oppure un altro: sono due collegamenti separati (vedi più sotto).

Come si attiva

1. Menu CONFIGURAZIONE → Impostazioni agenzia.

2. Nella tab Email scorri fino alla sezione Account Google per invio email.

3. Clicca su Modifica, inserisci l'indirizzo email dell'account da usare per l'invio e conferma.

4. Clicca su Collega: si apre una finestra di Google, scegli l'account e accetta le autorizzazioni richieste.

5. Torna su Herobot: vedrai lo stato Connesso.

6. Riapri Modifica e accendi l'interruttore Usa l'account Google dell'agenzia per inviare le email, poi conferma di nuovo.

È spento di default. Finché non lo accendi, non cambia nulla: le email continuano a partire dall'indirizzo predefinito come prima.

Una volta acceso, nella stessa sezione compare un pulsante Test: manda un'email di prova a un indirizzo a tua scelta, così vedi subito da quale indirizzo parte davvero l'invio.

Se in un secondo momento il collegamento smette di funzionare — per esempio hai cambiato la password Google o revocato i permessi dell'app — Herobot te lo segnala nella stessa pagina: finché non ricolleghi l'account, le email continuano a partire dall'indirizzo predefinito.

Non è lo stesso account che legge i lead

Herobot usa già un account Google per leggere le email da cui nascono i contatti (i lead dei portali immobiliari). L'account per l'invio è un collegamento separato: si fa a parte, anche se scegli lo stesso indirizzo Gmail per entrambi gli scopi.

Per l'account dedicato alla lettura vedi Collegare la casella email di agenzia.

Dove si sceglie il mittente

Una volta attivato, l'account Google diventa una delle opzioni disponibili come mittente. La trovi in un campo Mittente, con una tendina che offre:

• il campo lasciato vuoto → vale il mittente predefinito dell'agenzia: è la scelta giusta nella maggior parte dei casi;
• Account Google — il tuo indirizzo;
• Indirizzo predefinito — l'indirizzo generico di Herobot.

Il campo compare, con lo stesso significato, in diversi punti dell'app:

• nella scheda di una campagna e di un modello di messaggio;
• in un'automazione, sull'azione che invia un'email;
• nelle impostazioni di promemoria e notifiche dell'agenda (vedi Impostazioni promemoria e notifiche agenzia), per gli inviti, gli aggiornamenti e gli annullamenti mandati ai clienti;
• nella stessa pagina delle impostazioni dell'account di invio, per il messaggio di ringraziamento automatico a un nuovo contatto e per la richiesta di valutazione dopo un appuntamento.

In più, puoi cambiarlo al volo, solo per quell'invio, quando spedisci un annuncio, un incrocio o un'email singola a un contatto: la stessa tendina compare nella maschera di invio, e la scelta vale solo per quel messaggio.

Anche i promemoria e i ringraziamenti automatici ai clienti (visita in arrivo, appuntamento appena concluso) seguono la stessa impostazione scelta per le notifiche dell'agenda.

Il limite giornaliero di Google

Google accetta solo un numero limitato di email al giorno da uno stesso account: superato quel numero, le email restanti partono comunque, ma dall'indirizzo predefinito, così l'invio non si interrompe.

Per questo, nella stessa sezione delle impostazioni, puoi scegliere dopo quanti destinatari Herobot deve chiederti conferma prima di far partire un invio dall'account Google (per default, sopra i 100 destinatari). Quando superi quella soglia, prima di partire ti viene mostrato un avviso col numero di destinatari, e devi confermare per procedere.

A fine invio, se una parte delle email è ripartita dall'indirizzo predefinito per questo motivo, il riepilogo finale te lo dice, con il numero di email partite da ciascun indirizzo.

Se Google non risponde, l'email non si perde

Se per qualche motivo l'account Google non riesce a inviare — per esempio è momentaneamente irraggiungibile — Herobot fa comunque partire l'email dall'indirizzo predefinito: non perdi mai un invio.

In casi rari questo può avere una conseguenza: se Google ha davvero inviato l'email ma la conferma non è arrivata a Herobot in tempo, il cliente potrebbe ricevere due copie dello stesso messaggio, una dal tuo indirizzo e una da quello predefinito. È un comportamento voluto: fra un messaggio doppio e un messaggio perso, si preferisce il doppio. Se un cliente ti segnala di aver ricevuto la stessa email due volte con due mittenti diversi, ora sai perché: non è un errore.

Il nome che vede il cliente

Quando l'email parte dal tuo account Google, il nome che il cliente vede accanto all'indirizzo è quello che hai impostato tu nel tuo account Google, non il Mittente di default che hai scritto nelle impostazioni email dell'agenzia: quel nome vale solo quando l'email parte dall'indirizzo predefinito.