Condividere un singolo elemento

Avanzato

Capita spesso: un agente va in ferie e qualcuno deve seguire le sue trattative; due colleghi lavorano insieme su un immobile; una pratica passa di mano. Se in agenzia tutti vedono tutto, non è un problema. Se invece hai limitato la visibilità dei tuoi agenti, serve un modo per aprire una singola scheda a un collega, senza allargargli il resto.

È esattamente quello che fa la condivisione.

Modulo aggiuntivo

Le condivisioni non sono incluse di default nel contratto HeroBot: fanno parte del modulo aggiuntivo della visibilità per agente, che si attiva agenzia per agenzia. Se nella sezione CONDIVISO CON non trovi il pulsante +, il modulo non è attivo: contatta il tuo referente commerciale Eticasa. Trovi i dettagli in Visibilità dei dati per agente.

Su cosa si può fare

Su nove schede: Annuncio, Contatto, Notizia, Lead, Richiesta, Informazione, Trattativa, Appuntamento, Forecast.

Chi può condividere

Solo chi amministra l'agenzia. Un agente non può allargarsi la visibilità da solo, né passarla ad altri: decide sempre chi guida l'agenzia.

Come si condivide

1. Apri la scheda dell'elemento e scorri fino alla sezione CONDIVISO CON.
2. Premi il pulsante + in alto a destra della sezione.
3. Nella finestra Condividi questo elemento compila:
   • Agente oppure Team — scegli l'uno o l'altro, non tutti e due. Selezionando uno, l'altro si svuota da solo.
   • Dal — da quando vale. Se lo lasci vuoto vale da subito.
   • Al — fino a quando vale. Se lo lasci vuoto la condivisione resta aperta finché non la togli tu. Il giorno che scegli è compreso per intero: una condivisione "al 30 settembre" scade alle 23:59 del 30.
   • Motivo — poche parole per ricordarti perché l'hai aperta ("ferie di Marco", "sostituzione", "pratica seguita in due"). Lo vede anche chi la riceve.
4. Conferma.

La riga compare subito nell'elenco della sezione, con destinatario, periodo, motivo e chi l'ha aperta.

Controlli che HeroBot fa per te

• Devi scegliere un solo destinatario: "Scegli un agente oppure un team, non entrambi."
• La data di fine non può venire prima di quella di inizio.
• Non puoi aprire una seconda condivisione verso un destinatario che ce l'ha già attiva adesso: "Questo elemento è già condiviso con questo destinatario." (Due condivisioni che non si sovrappongono a oggi — una scaduta e una nuova, o due programmate in periodi diversi — sono invece ammesse.)

Cosa può fare chi riceve

Vede l'elemento e ci lavora, come se fosse suo. Non esiste una condivisione "in sola lettura": il caso d'uso sono le ferie e le sostituzioni, e guardare senza poter toccare non servirebbe a niente.

Sulla scheda, chi la riceve trova una riga che spiega perché la sta vedendo: "Questo elemento ti è stato condiviso da … fino al …". Così nessuno si trova in mano una pratica senza sapere da dove arriva.

L'elemento condiviso compare anche nelle liste, nelle mappe, nelle board, nella ricerca "Cerca in tutto HeroBot" e nelle risposte dell'assistente AI: ovunque, esattamente come i suoi.

Cosa la condivisione NON fa

È la parte più importante da capire, ed è il motivo per cui questa funzione esiste al posto della vecchia scorciatoia (aggiungere il collega fra gli agenti dell'immobile).

• Non pubblica il collega su sito e portali. Chi riceve la condivisione non diventa agente dell'immobile: sui portali e sul tuo sito continua a comparire solo chi ha l'incarico.
• Non sposta le statistiche. Produzione e risultati restano di chi ha l'incarico. Chi sostituisce un collega non gli porta via i numeri.
• Non si copia. Se dupli un annuncio, le sue condivisioni non seguono la copia.
• Non tocca l'agenda. Gli eventi continuano a seguire le regole delle agende condivise, che sono un'altra cosa.
• Non tocca mailing list e campagne, che restano di chi le ha create.

Togliere una condivisione

Dalla riga, l'icona ✕ (Revoca la condivisione) chiede conferma dicendoti con chi la stai togliendo, e poi la chiude. Da quel momento il collega non vede più l'elemento.

Una condivisione con la data di fine si chiude da sola: non devi ricordartene.

L'elenco di tutto quello che è aperto

Menu AGENZIA → Condivisioni. È l'elenco di tutte le condivisioni attive dell'agenzia, con scheda, elemento, destinatario, periodo, motivo e chi l'ha aperta. Da qui puoi revocare.

Serve a intercettare le condivisioni dimenticate aperte: quelle senza data di fine, aperte per una settimana di ferie e mai chiuse. Vale la pena darci un'occhiata ogni tanto.

Se in agenzia vedono tutti tutto

Allora questa funzione non ti serve, e infatti non cambia niente per nessuno: tutti continuano a vedere ogni cosa come prima. La condivisione ha senso solo insieme ai livelli di visibilità dei dati per agente e ai team.