Profili e permessi

Avanzato

Un profilo è un elenco di interruttori che decide cosa un agente può fare: inserire, modificare, eliminare, assegnare, esportare, inviare messaggi a più persone, gestire le automazioni. Lo crei tu, spegnendo le cose che a quell'agente non vuoi far fare.

Un esempio: un collaboratore appena arrivato deve poter guardare il lavoro dei colleghi ma non modificarlo né eliminarlo. Crei un profilo con «Modificare: Nessuno» e «Eliminare» spento, e lo assegni a lui.

suggerimento

Il profilo decide cosa si può fare, mai cosa si può vedere. Per limitare quello che un agente vede ci sono i livelli di visibilità: i due strumenti si usano insieme, ma sono separati. Un profilo non allarga mai quello che l'agente vede: «Modificare: Tutti» vuol dire tutti gli elementi che l'agente può vedere.

Chi li gestisce

• Solo l'amministratore dell'agenzia crea, modifica ed elimina i profili e li assegna agli agenti.
• L'amministratore può sempre fare tutto e non ha un profilo: nella sua scheda agente, al posto della scelta del profilo, trovi la scritta «Amministratore: può tutto».
• Se un agente diventa amministratore, il profilo che aveva gli viene tolto da tutte le sue schede: da quel momento può tutto.
• Chi non ha un profilo lavora esattamente come ha sempre fatto. Creare dei profili non cambia niente per nessuno finché non ne assegni uno.

Dove si trovano

Menu AGENZIA → Profili, subito dopo Agenti. La voce la vede solo l'amministratore.

L'elenco mostra, per ogni profilo, il nome, la descrizione e quanti agenti lo usano.

Creare un profilo

1. Premi Nuovo.
2. Scrivi il Nome (per esempio «Junior» o «Segreteria») e, se vuoi, una Descrizione.
3. Troverai tutti gli interruttori già accesi e «Modificare» su «Tutti»: un profilo nuovo permette tutto. Spegni ciò che non vuoi concedere.
4. Premi Salva.

Una nuova agenzia non ha nessun profilo: li crei tu, secondo come lavora la tua agenzia.

I 14 interruttori

Inserire

Otto interruttori, uno per ogni tipo di elemento: Annunci, Richieste, Contatti, Lead, Notizie, Informazioni, Trattative, Censimenti.

Se un interruttore è spento, l'agente non può creare quel tipo di elemento, da nessuna parte: né dal pulsante «Nuovo» dell'elenco, né dai pulsanti «Crea…» che trovi dentro le altre schede (per esempio «Crea richiesta» dal contatto, o «Crea annuncio» da una notizia), né con le conversioni (per esempio da lead a contatto).

I lead che arrivano da soli (portali, email, Meta, moduli del sito) non sono toccati: li inserisce HeroBot, non una persona.

Modificare, eliminare e assegnare

• Modificare ha tre livelli:

  • Nessuno: l'agente non modifica niente.
  • Solo i propri: l'agente modifica gli elementi assegnati a lui o condivisi con lui (anche tramite il suo team). Un elemento senza nessun agente non è considerato suo.
  • Tutti: l'agente modifica tutti gli elementi che può vedere.

  Vale per le modifiche, per i cambi di stato e per le parti della scheda (allegati, foto, note, collegamenti): chi può modificare un elemento può lavorare su tutta la sua scheda.

• Eliminare: l'agente può eliminare gli elementi. Un solo interruttore per tutti i tipi.

  attenzione

  Eliminare un contatto elimina anche le trattative, le informazioni, i lead e le notizie collegati a quel contatto. Tienine conto quando decidi a chi concedere questo permesso.

• Assegnare gli agenti: l'agente può cambiare, aggiungere o togliere gli agenti di un elemento, compreso assegnarselo da solo. Se lo spegni, quando l'agente crea un elemento ne diventa automaticamente l'agente, e il campo agente nella scheda non è modificabile.

Esportare e inviare

• Esportare: scaricare gli elenchi in Excel e le statistiche in Excel o PDF.
• Invii massivi: campagne, liste di distribuzione e ogni invio fatto a più contatti insieme. I messaggi a un singolo contatto (un WhatsApp, un'email) restano sempre liberi.

Gestire le automazioni

È l'unico interruttore che aggiunge qualcosa invece di toglierlo: un amministratore può sempre gestire le automazioni, mentre un agente può farlo solo se ha un profilo con questo interruttore acceso. Per i dettagli vedi Dove si trovano le automazioni.

Cosa resta sempre libero

Per non ostacolare il lavoro di ogni giorno, questi non dipendono dai profili: appuntamenti, task, eventi in agenda, forecast, i messaggi a un singolo contatto e la stampa della scheda di un singolo elemento (scheda annuncio, incarico, cartello vetrina).

Una precisazione: scegliere chi è l'agente di una visita o di un forecast dipende comunque dall'interruttore Assegnare gli agenti. Per i task e gli eventi in agenda no.

Assegnare un profilo a un agente

1. Menu AGENZIA → Agenti e apri la scheda dell'agente con Modifica.
2. Nel campo Profilo scegli il profilo. Lasciandolo vuoto, l'agente non ha un profilo e lavora come sempre.
3. Salva.

Nella scheda dell'agente in sola lettura, il campo Profilo ti mostra quello assegnato.

Se la stessa persona ha più schede agente nella stessa agenzia con profili diversi, per ogni interruttore vale il più restrittivo.

Quando modifichi un profilo o lo assegni a qualcuno, la novità vale per l'agente subito, senza bisogno che esca e rientri.

Eliminare un profilo

Un profilo assegnato a qualcuno non si può eliminare: HeroBot ti mostra la finestra «Profilo in uso» con l'elenco degli agenti che lo usano. Toglilo dalle loro schede (o dai loro un altro profilo) e riprova. È voluto: eliminarlo in silenzio darebbe a quegli agenti tutti i permessi.

Cosa vede chi non ha il permesso

• I pulsanti e le voci di menu dell'azione non permessa non compaiono.
• Se l'agente prova lo stesso ad arrivarci (per esempio con un link salvato), HeroBot risponde «Non hai il permesso per questa operazione», con un messaggio o con la pagina d'errore.

L'assistente AI segue lo stesso profilo

L'assistente AI non è un permesso a parte: si usa come sempre. Ma quando propone di creare, modificare, cambiare stato o assegnare qualcosa, controlla gli stessi interruttori della persona che lo sta usando. Se il permesso manca, l'assistente lo dice e non fa niente. L'assistente non elimina mai niente. Sul sito il profilo vale subito, anche per l'assistente.

note

Solo per gli assistenti AI collegati dall'esterno (i collegamenti con assistenti AI) una modifica al profilo può impiegare fino a un minuto per farsi sentire. Non vale per l'assistente interno al sito.

Consiglio: chi è amministratore solo per le automazioni

Finora, per far gestire le automazioni a una persona, l'unica strada era renderla amministratore. Ora non serve più. Se hai agenti diventati amministratori solo per questo, puoi riportarli ad agente e assegnare loro un profilo con «Gestire le automazioni» acceso (e, se vuoi, gli altri interruttori spenti). Non succede in automatico: lo decidi tu, persona per persona.