Visibilità dei dati per agente

Avanzato

In HeroBot puoi decidere quanto ogni singolo agente può vedere del CRM dell'agenzia. Serve quando non vuoi che un agente acceda ai contatti, agli annunci o alle richieste dei colleghi.

Di serie ogni agente vede tutto ciò che appartiene all'agenzia: è il comportamento di sempre e non cambia per nessuno finché non intervieni tu.

Modulo aggiuntivo

La visibilità per agente, i team e le condivisioni non sono inclusi di default nel contratto HeroBot: sono un modulo aggiuntivo, che si attiva agenzia per agenzia.

Se nel menu AGENZIA non vedi le voci Team e Condivisioni, e nella scheda dell'agente la "Visibilità dati" compare come semplice testo invece che come tendina, il modulo non è attivo: per attivarlo contatta il tuo referente commerciale Eticasa.

Se il modulo viene disattivato, quello che avevi già impostato resta valido: team, condivisioni e livelli di visibilità continuano a funzionare come prima, ma non si possono più modificare finché il modulo non viene riattivato. Le condivisioni già aperte restano visibili, in sola lettura, nella sezione CONDIVISO CON di ogni scheda.

Come si attiva

Apri la scheda dell'agente (menu AGENZIA → Agenti → Modifica) e imposta il campo "Visibilità dati":

• Agenzia — vede tutti gli elementi dell'agenzia (predefinito): nessuna restrizione, come oggi.
• Team — vede gli elementi del proprio team e quelli non assegnati: l'agente vede sé stesso e i compagni di squadra. Richiede che tu abbia creato almeno un team e ci abbia messo dentro l'agente.
• Agente — solo i propri e i non assegnati: l'agente diventa "limitato".

Chi non ha una scheda agente collegata alla propria utenza — tipicamente la segreteria o il titolare che non lavora come agente — vede sempre tutto: per queste persone l'impostazione non esiste proprio. Chi invece ha una scheda agente segue il livello scritto lì, qualunque sia il suo ruolo: se imposti su "Agente" la scheda di un titolare che è anche agente, anche lui vedrà solo le sue cose. Il ruolo decide cosa si può amministrare, non cosa si vede.

Puoi controllare come è impostato ogni agente anche aprendo la sua scheda in sola lettura, alla voce "Visibilità dati".

Cosa vede un agente limitato

Un agente impostato su "Agente" vede soltanto:

• gli elementi assegnati a lui;
• gli elementi non assegnati a nessuno (che restano "liberi");
• gli elementi che gli hai condiviso singolarmente.

Non vede gli elementi assegnati solo ad altri agenti. Se prova ad aprire un elemento che non gli spetta — per esempio tramite un link diretto — riceve il messaggio "Non hai i diritti per visualizzare questo elemento" e viene riportato alla lista.

Un agente impostato su "Team" vede le stesse cose, più gli elementi assegnati ai compagni delle sue squadre. Se appartiene a più team, li vede tutti.

attenzione

Un agente impostato su Team che non è in nessuna squadra vede solo le proprie cose, come se fosse su Agente: non vede tutta l'agenzia. Quando scegli quel livello per un agente in questa situazione, HeroBot te lo segnala.

Il badge accanto al nome

In alto a destra, accanto al badge del ruolo, ogni persona con una visibilità ristretta trova una piccola icona che glielo ricorda:

• ● omino doppio, blu — sta lavorando con il livello Team: vede il proprio team e gli elementi non assegnati.
• ● omino singolo, arancione — sta lavorando con il livello Agente: vede solo i propri elementi e quelli non assegnati.

Chi è su Agenzia, cioè quasi tutti, non vede nessun badge: è il comportamento normale e non c'è niente da ricordare.

Lo stesso badge, con la scritta accanto, compare nelle liste Agenti e Utenti e sulle rispettive schede: ti basta un colpo d'occhio per sapere chi in agenzia sta lavorando ristretto.

Dove il controllo è attivo (ambiti protetti)

Per gli agenti limitati la restrizione agisce in tutti questi ambiti:

• Contatti — lista, dettaglio e finestre di ricerca/selezione.
• Annunci — lista, dettaglio, selezione.
• Richieste — lista, dettaglio, selezione.
• Notizie — lista, dettaglio, selezione.
• Informazioni — lista, dettaglio, selezione.
• Trattative (opportunità) — lista, dettaglio, selezione.
• Lead — lista, dettaglio, ricerca. (I lead non assegnati restano visibili a tutti: vedi più avanti.)
• Appuntamenti — le liste mostrano solo i propri.
• Annunci inviati e Messaggi inviati — solo quelli riferiti ai propri contatti o ai propri annunci.
• Forecast — ogni agente limitato vede e inserisce solo i propri.
• "Cerca in tutto HeroBot" — la ricerca globale restituisce solo i risultati che l'agente può vedere (annunci, contatti, richieste, opportunità, notizie, lead).
• Assistente AI (barra in home e chatbot) e gli strumenti collegati — le ricerche, gli elenchi, i conteggi, le analisi e le schede che l'assistente consulta restano dentro il perimetro dell'agente, esattamente come nelle pagine normali. Vale anche per le modifiche che l'assistente propone: quando le confermi, la stessa regola si applica. Fanno eccezione le attività e l'agenda, dove contano le regole delle agende che puoi leggere (vedi la voce Agenda più sotto), e gli incroci, che l'assistente mostra comunque a tutti ma con telefono ed email del contatto nascosti se il contatto è fuori dal tuo perimetro. Su un punto l'assistente è più generoso della pagina Incroci: di un contatto che ti è stato condiviso singolarmente l'assistente ti mostra i recapiti, la pagina Incroci ancora no.
• Home — grafici e tabelle di anteprima mostrano solo i dati dell'agente.
• Statistiche — le pagine sono forzate sul singolo agente, che non può togliere il filtro.
• Incroci — restano visibili a tutti, ma di un contatto non suo l'agente non vede telefono ed email (compaiono nascosti) e non può aprirne il dettaglio.
• Mailing list e Campagne — sono condivise (le vedono tutti), ma di un contatto non suo l'agente non vede telefono ed email; inoltre non può aggiungere alla lista contatti che non sono suoi (né uno alla volta, né con l'inserimento massivo da richieste, annunci o etichette).
• Agenda — l'agente non può associare a un evento annunci o contatti di altri; può però invitare qualsiasi collega (è una deroga voluta).

Dove il controllo NON c'è (ambiti esclusi)

Per trasparenza, ecco i punti in cui la restrizione non si applica. È importante conoscerli.

• Lead liberi (non assegnati): restano visibili a tutti, così qualsiasi agente può prenderli in carico. Solo i lead già assegnati ad altri sono nascosti.
• Invio di mailing list e campagne: una lista condivisa può contenere contatti di altri agenti (con i recapiti nascosti a video). Se un agente limitato usa quella lista in una campagna o in un'automazione, l'invio raggiunge comunque quei contatti. In pratica i recapiti non si leggono a schermo, ma il messaggio parte lo stesso: è un compromesso accettato per non complicare l'uso delle liste condivise.
• Eventi in agenda: la visibilità degli eventi dipende da chi possiede o condivide l'agenda (come è sempre stato), non da questa funzione. Un agente vede gli eventi delle proprie agende e di quelle condivise con lui, indipendentemente dal livello di visibilità dati. (La restrizione per agente interviene solo quando prova ad associare a un evento un annuncio o un contatto di altri — vedi sopra.)
• Automazioni e invii automatici: funzionano come prima, senza filtro per agente.
• Modifiche e cancellazioni "forzate": il controllo agisce soprattutto su ciò che l'agente vede. Alcune azioni di modifica lanciate con richieste dirette potrebbero non essere bloccate. Nella pratica è ininfluente finché non attivi la restrizione su agenti reali, ma è bene saperlo.
• Statistiche e produzione: contano l'assegnazione, non la condivisione. Chi sostituisce un collega per le ferie non si porta via i suoi numeri.
• Sito e portali: non cambia niente. Una condivisione non aggiunge il collega fra gli agenti dell'immobile, quindi sul tuo sito e sui portali continua a comparire solo chi ha l'incarico.
• Chi non ha una scheda agente: vede sempre tutto. Non è una svista: è il comportamento voluto. Attenzione però al contrario — il ruolo di amministratore non mette al riparo dalla restrizione: conta solo il livello scritto sulla scheda agente, se ne ha una.

In sintesi

Ambito	Agente "Agenzia" (predefinito)	Agente "Team"	Agente "Agente" (limitato)
Contatti, Annunci, Richieste, Notizie, Informazioni, Trattative, Lead	Vede tutto	I propri + quelli dei compagni di squadra + i non assegnati	Solo i propri + i non assegnati
Appuntamenti, Forecast, Inviati	Vede tutto	I propri + quelli dei compagni di squadra	Solo i propri
Elementi condivisi singolarmente	—	Li vede in più	Li vede in più
Eventi in agenda	Secondo proprietà/condivisione agende	Non filtrati da questa funzione (contano le agende)	Non filtrati da questa funzione (contano le agende)
Home, Statistiche, "Cerca in tutto HeroBot"	Tutto	Filtrati sulla squadra	Filtrati su di lui
Assistente AI e strumenti collegati	Tutto	Filtrati sul perimetro (eccetto attività, agenda e incroci: vedi sopra)	Filtrati sul perimetro (eccetto attività, agenda e incroci: vedi sopra)
Incroci	Tutto, recapiti inclusi	Tutti gli incroci, ma recapiti dei contatti fuori perimetro nascosti	Tutti gli incroci, ma recapiti dei contatti altrui nascosti
Mailing list / Campagne	Tutto	Le vede tutte; recapiti fuori perimetro nascosti	Le vede tutte; recapiti altrui nascosti; non aggiunge contatti non suoi
Agenda (associazioni)	Libere	Solo elementi nel proprio perimetro, ma invita chiunque	Solo propri elementi, ma invita chiunque
Lead liberi · Automazioni · invii	—	Non filtrati	Non filtrati
Badge accanto al nome	Nessuno	● omino doppio blu	● omino singolo arancione

Buono a sapersi

• Attivare la restrizione non cambia nulla per gli agenti lasciati su "Agenzia".
• I dati non cambiano proprietario: un agente limitato continua a vedere ciò che è già suo o libero.
• Puoi cambiare il livello di un agente in qualsiasi momento, senza perdere dati.
• Creare i team non ha alcun effetto finché non imposti qualcuno sul livello Team: puoi prepararli con calma.
• Quando un agente limitato deve seguire una pratica che non è sua — ferie, sostituzione, passaggio di consegne — non cambiargli il livello: condividigli quel singolo elemento, anche a tempo.