Visibilità dei dati per agente

Avanzato

In HeroBot puoi decidere quanto ogni singolo agente può vedere del CRM dell'agenzia. Serve quando non vuoi che un agente acceda ai contatti, agli annunci o alle richieste dei colleghi.

Di serie ogni agente vede tutto ciò che appartiene all'agenzia: è il comportamento di sempre e non cambia per nessuno finché non intervieni tu.

Come si attiva

Apri la scheda dell'agente (menu AGENZIA → Agenti → Modifica) e imposta il campo "Visibilità dati":

• Agenzia — vede tutti gli elementi dell'agenzia (predefinito): nessuna restrizione, come oggi.
• Agente — solo i propri e i non assegnati: l'agente diventa "limitato".

Il titolare e i responsabili dell'agenzia vedono sempre tutto, a prescindere da questa impostazione. Puoi controllare come è impostato ogni agente anche aprendo la sua scheda in sola lettura, alla voce "Visibilità dati".

Cosa vede un agente limitato

Un agente impostato su "Agente" vede soltanto:

• gli elementi assegnati a lui;
• gli elementi non assegnati a nessuno (che restano "liberi").

Non vede gli elementi assegnati solo ad altri agenti. Se prova ad aprire un elemento che non gli spetta — per esempio tramite un link diretto — riceve il messaggio "Non hai i diritti per visualizzare questo elemento" e viene riportato alla lista.

Dove il controllo è attivo (ambiti protetti)

Per gli agenti limitati la restrizione agisce in tutti questi ambiti:

• Contatti — lista, dettaglio e finestre di ricerca/selezione.
• Annunci — lista, dettaglio, selezione.
• Richieste — lista, dettaglio, selezione.
• Notizie — lista, dettaglio, selezione.
• Informazioni — lista, dettaglio, selezione.
• Opportunità — lista, dettaglio, selezione.
• Lead — lista, dettaglio, ricerca. (I lead non assegnati restano visibili a tutti: vedi più avanti.)
• Appuntamenti — le liste mostrano solo i propri.
• Annunci inviati e Messaggi inviati — solo quelli riferiti ai propri contatti o ai propri annunci.
• Forecast — ogni agente limitato vede e inserisce solo i propri.
• "Cerca in tutto HeroBot" — la ricerca globale restituisce solo i risultati che l'agente può vedere (annunci, contatti, richieste, opportunità, notizie, lead).
• Home — grafici e tabelle di anteprima mostrano solo i dati dell'agente.
• Statistiche — le pagine sono forzate sul singolo agente, che non può togliere il filtro.
• Incroci — restano visibili a tutti, ma di un contatto non suo l'agente non vede telefono ed email (compaiono nascosti) e non può aprirne il dettaglio.
• Mailing list e Campagne — sono condivise (le vedono tutti), ma di un contatto non suo l'agente non vede telefono ed email; inoltre non può aggiungere alla lista contatti che non sono suoi (né uno alla volta, né con l'inserimento massivo da richieste, annunci o etichette).
• Agenda — l'agente non può associare a un evento annunci o contatti di altri; può però invitare qualsiasi collega (è una deroga voluta).

Dove il controllo NON c'è (ambiti esclusi)

Per trasparenza, ecco i punti in cui la restrizione non si applica. È importante conoscerli.

• Lead liberi (non assegnati): restano visibili a tutti, così qualsiasi agente può prenderli in carico. Solo i lead già assegnati ad altri sono nascosti.
• Invio di mailing list e campagne: una lista condivisa può contenere contatti di altri agenti (con i recapiti nascosti a video). Se un agente limitato usa quella lista in una campagna o in un'automazione, l'invio raggiunge comunque quei contatti. In pratica i recapiti non si leggono a schermo, ma il messaggio parte lo stesso: è un compromesso accettato per non complicare l'uso delle liste condivise.
• Eventi in agenda: la visibilità degli eventi dipende da chi possiede o condivide l'agenda (come è sempre stato), non da questa funzione. Un agente vede gli eventi delle proprie agende e di quelle condivise con lui, indipendentemente dal livello di visibilità dati. (La restrizione per agente interviene solo quando prova ad associare a un evento un annuncio o un contatto di altri — vedi sopra.)
• Automazioni e invii automatici: funzionano come prima, senza filtro per agente.
• Assistente AI e collegamenti tecnici (API): non applicano questo filtro. Un agente limitato che usasse l'assistente AI o strumenti collegati tramite API potrebbe raggiungere dati fuori dal suo perimetro. Se serve coprire anche questi canali, va pianificato a parte.
• Modifiche e cancellazioni "forzate": il controllo agisce soprattutto su ciò che l'agente vede. Alcune azioni di modifica lanciate con richieste dirette potrebbero non essere bloccate. Nella pratica è ininfluente finché non attivi la restrizione su agenti reali, ma è bene saperlo.
• Livello "Team / Gruppo": non è disponibile. Esistono solo due livelli — Agenzia (vede tutto) e Agente (solo i propri). Un livello intermedio, in cui gli agenti dello stesso team si vedono a vicenda, è previsto ma non ancora realizzato.
• Titolare e responsabili: vedono sempre tutto. Non è una svista: è il comportamento voluto.

In sintesi

Ambito	Agente "Agenzia" (predefinito)	Agente "Agente" (limitato)
Contatti, Annunci, Richieste, Notizie, Informazioni, Opportunità, Lead	Vede tutto	Solo i propri + i non assegnati
Appuntamenti, Forecast, Inviati	Vede tutto	Solo i propri
Eventi in agenda	Secondo proprietà/condivisione agende	Non filtrati da questa funzione (contano le agende)
Home, Statistiche, "Cerca in tutto HeroBot"	Tutto	Filtrati su di lui
Incroci	Tutto, recapiti inclusi	Tutti gli incroci, ma recapiti dei contatti altrui nascosti
Mailing list / Campagne	Tutto	Le vede tutte; recapiti altrui nascosti; non aggiunge contatti non suoi
Agenda (associazioni)	Libere	Solo propri elementi, ma invita chiunque
Lead liberi · Automazioni · AI/API · invii	—	Non filtrati

Buono a sapersi

• Attivare la restrizione non cambia nulla per gli agenti lasciati su "Agenzia".
• I dati non cambiano proprietario: un agente limitato continua a vedere ciò che è già suo o libero.
• Puoi cambiare il livello di un agente in qualsiasi momento, senza perdere dati.