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Esempi avanzati (amministratore agenzia)

Per iniziare

Esempio — Set coordinato di 4 automazioni per la visita​

Scenario: come titolare vuoi implementare un workflow completo per gli appuntamenti di visita: conferma, promemoria, ringraziamento, richiesta feedback. Il cliente deve sentirsi "accompagnato" dall'inizio alla fine, e l'agenzia deve ricevere feedback strutturato.

Pre-requisiti​

Prima di creare le automazioni, prepara:

  1. Etichetta "Feedback ricevuto" (sui contatti).

  2. Tipologia Task "Chiedere valutazione visita" (se non esiste).

Automazione 1 — Conferma immediata​

NOME: [VISITA] Conferma immediata cliente
ORIGINE: Evento in agenda
TRIGGER: Stato cambiato → "Confermato"
FILTRI: Tipo evento = "Visita"
QUANDO: Immediatamente
AZIONE: Invia WhatsApp al Contatto
Mittente: Agente principale del contatto (oppure: agenzia)
Testo: “Conferma visita…”

Automazione 2 — Promemoria 1 giorno prima​

NOME: [VISITA] Promemoria 1 giorno prima
ORIGINE: Evento in agenda
TRIGGER: Data evento - 1 giorno lavorativo
FILTRI: Tipo evento = "Visita", Stato = "Confermato"
QUANDO: Il giorno precedente
AZIONE: Invia WhatsApp al Contatto
Mittente: Agente principale del contatto (oppure: agenzia)
Testo: “Promemoria appuntamento…”

Automazione 3 — Ringraziamento post-visita​

NOME: [VISITA] Ringraziamento il giorno dopo
ORIGINE: Evento in agenda
TRIGGER: Data evento + 1 giorno
FILTRI: Tipo evento = "Visita", Stato = "Confermato"
QUANDO: il giorno dopo
AZIONE: Invia WhatsApp al Contatto
Testo: “grazie…”

Automazione 4 — Richiesta feedback 48 ore dopo​

NOME: [VISITA] Richiesta feedback post-2 giorni
ORIGINE: Evento in agenda
TRIGGER: Data evento + 2 giorni
FILTRI: Tipo evento = "Visita", Stato = "Confermato"
CONDIZIONE: Contatto non ha etichetta "Feedback ricevuto"
AZIONE 1: Invia WhatsApp al Contatto
Testo: “Richiesta feedback….”
AZIONE 2: Crea task all'Agente principale
Titolo: "Inserire valutazione visita ##CONT_FIRSTNAME## - ##ANN_CODE##"
Tipologia: Chiedere valutazione visita

Dopo​

  • Attiva le 4 automazioni in sequenza: la prima per 3-4 giorni, poi la seconda, poi la terza, poi la quarta. Così isoli eventuali problemi.

  • Monitora il log di ciascuna nelle prime 2 settimane: verifica che scattino sul contatto giusto nel momento giusto.

  • Raccogli feedback dai tuoi agenti: i clienti si sentono "bombardati"? Tono dei messaggi coerente con lo stile dell'agenzia?

  • Dopo 1 mese, analizza: quante valutazioni appuntamento sono state inserite rispetto a prima? (aspettativa: +30%).

Espansioni future​

  • Variante automazione 4 che triggera un secondo task all'agente ("Riproporre 3 alternative") se la valutazione risulta negativa.

Esempio — Campi estesi per immobili commerciali​

Scenario: la tua agenzia si sta specializzando in locali commerciali. Vuoi tracciare caratteristiche specifiche che non esistono come campi standard.

Step 1 — Identifica i campi​

Confronto con gli agenti operativi porta a questa lista:

  • Numero vetrine

  • Metri lineari vetrine

  • Licenze attive (ristorazione, bar, tabacchi, ecc.) — checkbox multipla

  • Canone d'affitto storico (se immobile in locazione attiva)

  • Passaggio pedonale stimato (scarso/medio/alto)

  • Compatibile con food (cucina possibile)

  • Compatibile con somministrazione alcolici

  • Note destinazione urbanistica

Step 2 — Crea un gruppo di campi estesi​

Menu Gruppi campi estesi → Nuovo:

  • Nome: "Caratteristiche immobile commerciale"

Step 3 — Crea una categoria di campi estesi​

Menu Categorie campi estesi → Nuovo:

  • Nome: "locale commerciale"

  • Applicato a: Annuncio e Richiesta

Step 4 — Crea i campi in HeroBot​

Menu CONFIGURAZIONE → Campi estesi → Nuovo per ciascuno:

  1. Numero vetrine: tipo numerico intero, min 0, max 10.

  2. Metri lineari vetrine: numerico decimale, min 0.

  3. Licenze attive: lista multiselezione (Ristorazione, Bar, Alimentari, Tabacchi, Ottica, Altro).

  4. Canone d'affitto storico: numerico.

  5. Passaggio pedonale: elenco (Scarso, Medio, Alto, Non rilevato).

  6. Compatibile food: checkbox sì/no.

  7. Compatibile alcolici: checkbox sì/no.

  8. Note destinazione urbanistica: testo libero.

Tutti associati a: Gruppo “Caratteristiche immobile commerciale” e Categoria “Locale commerciale”

Monitoraggio​

Dopo 3 mesi, analizza:

  • Quanti annunci commerciali hanno campi compilati al 100%?

  • I filtri custom stanno generando incroci migliori?

  • Gli agenti segnalano errori/campi inutili?

Affina in base al feedback.

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