Far fare le cose — le azioni

Uso quotidiano

Oltre a rispondere, l'assistente può operare sui dati: creare, modificare, cambiare stato, spostare un appuntamento, mandare un WhatsApp.

È la parte più delicata, ed è per questo che funziona sempre allo stesso modo: qualunque cosa tu chieda, prima ti viene mostrata e devi confermarla.

Come funziona una richiesta di azione

1. Chiedi. "Crea un task: richiamare il cliente domani".

2. Si apre una finestra di conferma. In alto il nome dell'azione (Crea task, Modifica contatto, Sposta evento…) e una riga di riepilogo in chiaro ("Crea contatto Mario Rossi").

3. Controlli e correggi. La finestra contiene i campi già compilati con quello che l'assistente ha capito. Sono tutti modificabili: se ha sbagliato una data o ha messo il cliente sbagliato, lo cambi lì. I campi obbligatori hanno un asterisco rosso e la conferma resta bloccata finché non li compili.

4. Confermi o annulli. In basso ci sono Annulla e Conferma.

5. Vedi l'esito. Compare un avviso verde in basso a destra ("✓ Contatto creato.", "✓ Evento spostato."). Se è stato creato o modificato un record, l'avviso è cliccabile: ti porta direttamente sulla scheda.

Attenzione

Finché non premi Conferma non viene scritto assolutamente nulla. Chiudere la finestra, cambiare pagina o semplicemente lasciar perdere equivale ad annullare.

L'anteprima però non resta valida per sempre: dopo un quarto d'ora scade. Se la confermi troppo tardi ti viene detto che non è più valida, e basta rifare la richiesta. Ogni conferma vale una sola volta: non c'è il rischio di creare due volte la stessa cosa cliccando due volte.

Gli avvisi in giallo

A volte, dentro la finestra, compare un riquadro giallo: è l'assistente che ti segnala qualcosa prima che tu confermi — per esempio che esiste già un contatto con quella email. Leggilo: è lì per evitarti un doppione.

L'indirizzo

Quando l'azione prevede un indirizzo, il campo ha la ricerca Google integrata: scrivi le prime lettere, scegli dall'elenco e HeroBot compila da solo città, provincia, CAP e coordinate. Una riga verde ti conferma l'indirizzo agganciato.

Cosa può creare

• Contatti — Crea un contatto: Paolo Fanti
• Lead — Inserisci un nuovo lead: Giulia Bianchi
• Annunci — Inserisci un nuovo annuncio: villa a Todi a 300000, 200 mq, 5 locali, proprietario Mario Rossi
• Richieste — Registra una richiesta per Mario Rossi: trilocale a Perugia fino a 180.000 euro
• Trattative — Crea una trattativa per Mario Rossi sull'annuncio di via Roma a 250000
• Attività — Crea un task: richiamare il cliente domani
• Notizie — Inserisci una notizia: villa in via Verdi, proprietario Mario Rossi
• Appuntamenti in agenda — Fissa un appuntamento domani alle 15 con Mario Rossi, titolo Visita immobile
• Visite da un incrocio — partendo da un incrocio proposto, "fissami la visita": cliente e immobile sono già agganciati, il tipo evento è già quello giusto e la durata parte da un'ora.

Cosa può modificare

• Contatti — anagrafica, email, telefoni, indirizzo, tipo, provenienza, agente di riferimento. Aggiorna l'email del contatto Luca Verdi a [email protected]
• Lead — gli stessi dati, più la riassegnazione a un collega. Aggiorna il telefono del lead Giulia Bianchi a 3331234567 · Passa questo lead a Marco
• Annunci — prezzo, titolo, descrizione, superficie, locali, camere, bagni, categoria, indirizzo, stato di pubblicazione, piano, ascensore, box, posti auto, cantine, balconi, terrazzi, giardini, classe energetica, oltre ai campi personalizzati che la tua agenzia ha impostato per gli annunci (per esempio stato dell'immobile, riscaldamento, arredi). Modifica il prezzo dell'annuncio di via Roma a 280000 · Aggiungi che ha cantina e box
• Richieste — budget, zona, superficie, locali, scadenza, priorità.
• Trattative — prezzo, probabilità di chiusura, descrizione, data di chiusura prevista, note. Modifica il prezzo della trattativa di Mario Rossi a 240000
• Attività — descrizione, scadenza, note, assegnatario, priorità, promemoria. Modifica il task TEST TASK cambiando la scadenza a domani

Agire sulla scheda che hai aperto

Se fai una richiesta dal chatbot mentre hai aperta una scheda — un annuncio, un contatto, un lead, una richiesta, una notizia, una trattativa, un evento o un'attività — l'assistente sa qual è. Se la tua frase la riguarda, applica l'azione proprio a quella, senza chiederti a quale ti riferisci.

Sei sulla scheda di un annuncio e scrivi "aggiorna il prezzo a 180.000": l'assistente ti propone la modifica di prezzo proprio su quell'annuncio, senza doverlo specificare.

Se invece la domanda riguarda altro — per esempio "mostrami i lead di oggi" — viene trattata come sempre, senza legarla alla scheda che hai aperto.

Compilare la scheda immobile a voce

In sopralluogo puoi descrivere l'immobile a voce (o scriverlo) e chiedere all'assistente di creare l'annuncio al posto tuo:

"Crea un annuncio in vendita: appartamento di Mario Rossi in via Roma 10 a Todi, 95 metri quadri, 4 locali, 2 camere, 1 bagno, 180.000 euro, al terzo piano con ascensore, box e cantina, ristrutturato, riscaldamento autonomo, classe energetica C"

Nella finestra di conferma l'assistente propone la scheda già compilata: oltre a tipo, categoria, proprietario, prezzo, metri quadri, locali, camere, bagni e indirizzo, compila anche piano, ascensore, box, posti auto, cantine, balconi, terrazzi, giardini, classe energetica e i campi personalizzati della tua agenzia (per esempio stato dell'immobile, riscaldamento, arredi).

Compaiono solo i dati che hai detto: quello che non hai detto, o che l'assistente non ha capito, resta vuoto e lo completi tu dalla scheda. Non inventa niente.

Se l'assistente non riconosce un dato — un campo che la tua agenzia non ha, o un valore che non è fra quelli previsti — te lo segnala con un avviso giallo nella finestra, e quel dato non viene salvato.

Funziona anche per aggiornare un annuncio già esistente: "aggiungi che ha cantina e box", "è al terzo piano", "la classe energetica è B". Cambiano solo i dati che citi, il resto della scheda resta com'era.

Come per ogni azione, nulla si salva finché non premi Conferma: prima puoi correggere ogni campo.

Cambiare stato

Vale per annunci, contatti, lead, trattative, attività, appuntamenti, incroci e notizie. Non devi ricordarti i codici: parla per etichette.

• Segna come completato il task TEST TASK
• Sposta il lead Giulia Bianchi allo stato Interessato
• Segna come vinta la trattativa di Mario Rossi
• Segna come rogitato l'annuncio di via Roma
• Segna la notizia come gestita
• Annulla l'appuntamento di giovedì con Mario Rossi

L'agenda

Oltre a creare e cambiare stato:

• Spostare — Sposta l'appuntamento con Mario Rossi a venerdì alle 10
• Modificare — Cambia il titolo dell'evento di domani con Mario Rossi (titolo, note, tipo evento e luogo: sede, indirizzo dell'immobile o un posto diverso)
• Partecipanti — Aggiungi Anna Bianchi ai partecipanti dell'appuntamento di giovedì e, allo stesso modo, toglierli

Se l'agenda è sincronizzata con Google Calendar, lo spostamento si riflette anche là.

Le conversioni

• Trasforma il lead Giulia Bianchi in contatto
• Trasforma questa notizia in annuncio

Gli incroci

• Ricalcola gli incroci per il cliente Mario Rossi

Puoi chiederlo per una singola richiesta, per tutte le richieste di un cliente o per un immobile. Serve quando hai appena inserito o modificato qualcosa e vuoi vedere subito cosa combacia.

Mandare un WhatsApp

• Manda un WhatsApp al signor Rossi: "Buongiorno, la richiamo nel pomeriggio"
• Conferma via WhatsApp l'appuntamento di giovedì con Mario Rossi

Il numero l'assistente lo prende dalla scheda del contatto o del lead. Prima di partire ti mostra il testo esatto che sta per inviare: è quello il momento per correggerlo.

Il messaggio può partire dal numero dell'agenzia (predefinito) oppure dal tuo numero personale, se lo hai collegato — mai da quello di un collega. I contatti in blacklist restano protetti: l'invio viene rifiutato.

Per la conferma di un appuntamento non devi scrivere niente: il testo viene composto in automatico dal modello che avete configurato.

Più cose in una frase sola

Puoi chiedere due o tre azioni insieme:

Inserisci una notizia per la villa di via Verdi del signor Rossi e mettimi un promemoria di richiamo per lunedì

L'assistente non le esegue in blocco: apre un passo per volta, e in alto vedi a che punto sei ("Passo 1 di 2"). Confermato il primo, si apre subito il secondo — e le cose create restano collegate fra loro (il promemoria nasce agganciato alla notizia appena inserita).

Se ti penti a metà strada, il pulsante Annulla rimanenti ferma la coda senza disfare quello che hai già confermato.

Chi può far eseguire le azioni

Consultare e agire sono due permessi diversi. Ci sono colleghi che possono solo fare domande e altri che possono anche far scrivere l'assistente: si decide in fase di attivazione, insieme al referente commerciale Eticasa.

Se il tuo utente è in sola consultazione, l'assistente semplicemente non ti proporrà le azioni.

Attenzione

L'assistente non cancella nulla, in nessun caso. Non esiste un comando di eliminazione: se glielo chiedi, rifiuta. Le cancellazioni si fanno a mano dalla scheda, dove ci sono le conferme e i controlli di sempre.