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Far fare le cose — le azioni

Uso quotidiano

Oltre a rispondere, l'assistente può operare sui dati: creare, modificare, cambiare stato, spostare un appuntamento, mandare un WhatsApp.

È la parte più delicata, ed è per questo che funziona sempre allo stesso modo: qualunque cosa tu chieda, prima ti viene mostrata e devi confermarla.

Come funziona una richiesta di azione​

  1. Chiedi. "Crea un task: richiamare il cliente domani".

  2. Si apre una finestra di conferma. In alto il nome dell'azione (Crea task, Modifica contatto, Sposta evento…) e una riga di riepilogo in chiaro ("Crea contatto Mario Rossi").

  3. Controlli e correggi. La finestra contiene i campi già compilati con quello che l'assistente ha capito. Sono tutti modificabili: se ha sbagliato una data o ha messo il cliente sbagliato, lo cambi lì. I campi obbligatori hanno un asterisco rosso e la conferma resta bloccata finché non li compili.

  4. Confermi o annulli. In basso ci sono Annulla e Conferma.

  5. Vedi l'esito. Compare un avviso verde in basso a destra ("✓ Contatto creato.", "✓ Evento spostato."). Se è stato creato o modificato un record, l'avviso è cliccabile: ti porta direttamente sulla scheda.

Attenzione

Finché non premi Conferma non viene scritto assolutamente nulla. Chiudere la finestra, cambiare pagina o semplicemente lasciar perdere equivale ad annullare.

L'anteprima però non resta valida per sempre: dopo un quarto d'ora scade. Se la confermi troppo tardi ti viene detto che non è più valida, e basta rifare la richiesta. Ogni conferma vale una sola volta: non c'è il rischio di creare due volte la stessa cosa cliccando due volte.

Gli avvisi in giallo​

A volte, dentro la finestra, compare un riquadro giallo: è l'assistente che ti segnala qualcosa prima che tu confermi — per esempio che esiste già un contatto con quella email. Leggilo: è lì per evitarti un doppione.

L'indirizzo​

Quando l'azione prevede un indirizzo, il campo ha la ricerca Google integrata: scrivi le prime lettere, scegli dall'elenco e HeroBot compila da solo città, provincia, CAP e coordinate. Una riga verde ti conferma l'indirizzo agganciato.

Cosa può creare​

  • Contatti — Crea un contatto: Paolo Fanti
  • Lead — Inserisci un nuovo lead: Giulia Bianchi
  • Annunci — Inserisci un nuovo annuncio: villa a Todi a 300000, 200 mq, 5 locali, proprietario Mario Rossi
  • Richieste — Registra una richiesta per Mario Rossi: trilocale a Perugia fino a 180.000 euro
  • Trattative — Crea una trattativa per Mario Rossi sull'annuncio di via Roma a 250000
  • Attività — Crea un task: richiamare il cliente domani
  • Notizie — Inserisci una notizia: villa in via Verdi, proprietario Mario Rossi
  • Appuntamenti in agenda — Fissa un appuntamento domani alle 15 con Mario Rossi, titolo Visita immobile
  • Visite da un incrocio — partendo da un incrocio proposto, "fissami la visita": cliente e immobile sono già agganciati, il tipo evento è già quello giusto e la durata parte da un'ora.

Cosa può modificare​

  • Contatti — anagrafica, email, telefoni, indirizzo, tipo, provenienza, agente di riferimento. Aggiorna l'email del contatto Luca Verdi a [email protected]
  • Lead — gli stessi dati, più la riassegnazione a un collega. Aggiorna il telefono del lead Giulia Bianchi a 3331234567 · Passa questo lead a Marco
  • Annunci — prezzo, titolo, descrizione, superficie, locali, categoria, indirizzo, stato di pubblicazione. Modifica il prezzo dell'annuncio di via Roma a 280000
  • Richieste — budget, zona, superficie, locali, scadenza, priorità.
  • Trattative — prezzo, probabilità di chiusura, descrizione, data di chiusura prevista, note. Modifica il prezzo della trattativa di Mario Rossi a 240000
  • Attività — descrizione, scadenza, note, assegnatario, priorità, promemoria. Modifica il task TEST TASK cambiando la scadenza a domani

Cambiare stato​

Vale per annunci, contatti, lead, trattative, attività, appuntamenti, incroci e notizie. Non devi ricordarti i codici: parla per etichette.

  • Segna come completato il task TEST TASK
  • Sposta il lead Giulia Bianchi allo stato Interessato
  • Segna come vinta la trattativa di Mario Rossi
  • Segna come rogitato l'annuncio di via Roma
  • Segna la notizia come gestita
  • Annulla l'appuntamento di giovedì con Mario Rossi

L'agenda​

Oltre a creare e cambiare stato:

  • Spostare — Sposta l'appuntamento con Mario Rossi a venerdì alle 10
  • Modificare — Cambia il titolo dell'evento di domani con Mario Rossi (titolo, note, tipo evento e luogo: sede, indirizzo dell'immobile o un posto diverso)
  • Partecipanti — Aggiungi Anna Bianchi ai partecipanti dell'appuntamento di giovedì e, allo stesso modo, toglierli

Se l'agenda è sincronizzata con Google Calendar, lo spostamento si riflette anche là.

Le conversioni​

  • Trasforma il lead Giulia Bianchi in contatto
  • Trasforma questa notizia in annuncio

Gli incroci​

  • Ricalcola gli incroci per il cliente Mario Rossi

Puoi chiederlo per una singola richiesta, per tutte le richieste di un cliente o per un immobile. Serve quando hai appena inserito o modificato qualcosa e vuoi vedere subito cosa combacia.

Mandare un WhatsApp​

  • Manda un WhatsApp al signor Rossi: "Buongiorno, la richiamo nel pomeriggio"
  • Conferma via WhatsApp l'appuntamento di giovedì con Mario Rossi

Il numero l'assistente lo prende dalla scheda del contatto o del lead. Prima di partire ti mostra il testo esatto che sta per inviare: è quello il momento per correggerlo.

Il messaggio può partire dal numero dell'agenzia (predefinito) oppure dal tuo numero personale, se lo hai collegato — mai da quello di un collega. I contatti in blacklist restano protetti: l'invio viene rifiutato.

Per la conferma di un appuntamento non devi scrivere niente: il testo viene composto in automatico dal modello che avete configurato.

Più cose in una frase sola​

Puoi chiedere due o tre azioni insieme:

Inserisci una notizia per la villa di via Verdi del signor Rossi e mettimi un promemoria di richiamo per lunedì

L'assistente non le esegue in blocco: apre un passo per volta, e in alto vedi a che punto sei ("Passo 1 di 2"). Confermato il primo, si apre subito il secondo — e le cose create restano collegate fra loro (il promemoria nasce agganciato alla notizia appena inserita).

Se ti penti a metà strada, il pulsante Annulla rimanenti ferma la coda senza disfare quello che hai già confermato.

Chi può far eseguire le azioni​

Consultare e agire sono due permessi diversi. Ci sono colleghi che possono solo fare domande e altri che possono anche far scrivere l'assistente: si decide in fase di attivazione, insieme al referente commerciale Eticasa.

Se il tuo utente è in sola consultazione, l'assistente semplicemente non ti proporrà le azioni.

Attenzione

L'assistente non cancella nulla, in nessun caso. Non esiste un comando di eliminazione: se glielo chiedi, rifiuta. Le cancellazioni si fanno a mano dalla scheda, dove ci sono le conferme e i controlli di sempre.